Polityka prywatności Integralne Zarządzanie Nieruchomością

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Integralne Zarządzanie Nieruchomością (dalej: „Administrator”), prowadzącą działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami na terenie Polski.

1.2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.

1.3. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych:

• właścicieli i współwłaścicieli nieruchomości,
• członków wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych,
• najemców i użytkowników lokali,
• kontrahentów i ich przedstawicieli,
• osób kontaktujących się z Administratorem w sprawach związanych z zarządzaniem nieruchomościami.

2. Administrator danych osobowych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Integralne Zarządzanie Nieruchomością.

2.2. Z Administratorem można skontaktować się w sprawach dotyczących danych osobowych w szczególności:

• listownie, na adres siedziby Administratora,
• za pośrednictwem poczty elektronicznej,
• telefonicznie.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od relacji z Administratorem, mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, PESEL lub inny numer identyfikacyjny, seria i numer dokumentu tożsamości (jeśli wymagają tego przepisy prawa),
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu,
• dane dotyczące posiadanych praw do lokalu lub nieruchomości: tytuł prawny, udział we współwłasności, dane wynikające z ksiąg wieczystych i aktów notarialnych,
• dane dotyczące rozliczeń: numer rachunku bankowego, informacje dotyczące opłat eksploatacyjnych, zaliczek, zadłużenia i rozliczeń mediów,
• dane związane z obsługą zgłoszeń i reklamacji: treść zgłoszenia, dokumentacja zdjęciowa, korespondencja,
• dane z systemów monitoringu wizyjnego (CCTV) – w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia na terenie nieruchomości.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Realizacja umów o zarządzanie nieruchomością oraz umów pokrewnych

• obsługa właścicieli, członków wspólnot i najemców,
• rozliczanie opłat, mediów oraz innych kosztów,
• organizacja zebrań, głosowań i komunikacji z właścicielami, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy) oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora lub wspólnoty/spółdzielni).

(b) Wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• przechowywanie dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów dotyczących wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych oraz prawa budowlanego, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

(c) Dochodzenie i obrona roszczeń

• dochodzenie należności z tytułu opłat i innych zobowiązań,
• prowadzenie postępowań sądowych i egzekucyjnych,
• zabezpieczenie i archiwizacja dokumentów na potrzeby ewentualnych roszczeń, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

(d) Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia

• stosowanie monitoringu wizyjnego na terenie nieruchomości,
• kontrola dostępu do budynków i pomieszczeń wspólnych, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie mienia i bezpieczeństwa).

(e) Komunikacja i obsługa bieżących spraw

• obsługa zgłoszeń awarii, reklamacji i pytań,
• przekazywanie informacji dotyczących funkcjonowania nieruchomości, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

(f) Działania marketingowe (jeżeli są prowadzone)

• informowanie o usługach Administratora związanych z zarządzaniem nieruchomościami, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) – w zakresie dozwolonym przez prawo.

5. Źródła pozyskiwania danych

5.1. Dane osobowe są pozyskiwane w szczególności:

• bezpośrednio od osób, których dane dotyczą,
• od wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni, deweloperów lub poprzednich zarządców nieruchomości,
• z dokumentacji dotyczącej nieruchomości (akty notarialne, księgi wieczyste),
• z publicznie dostępnych rejestrów, w zakresie dozwolonym przez prawo.

6. Odbiorcy danych osobowych

6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• wspólnotom mieszkaniowym i innym podmiotom, na rzecz których Administrator świadczy usługi zarządzania,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, doradcze, prawne, informatyczne,
• firmom serwisowym i wykonawcom prac technicznych na nieruchomości,
• bankom i instytucjom płatniczym (w zakresie rozliczeń),
• operatorom telekomunikacyjnym i dostawcom usług IT (w zakresie obsługi systemów komunikacji i przechowywania danych),
• ubezpieczycielom, komornikom, sądom i innym organom publicznym – w zakresie wynikającym z przepisów prawa lub w związku z dochodzeniem roszczeń.

6.2. Administrator zawiera z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe umowy powierzenia przetwarzania danych, zobowiązując je do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

7.1. Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich poza EOG. Jeśli jednak w wyjątkowych przypadkach dojdzie do takiego przekazania (np. w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych), będzie się ono odbywać wyłącznie na zasadach określonych w RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń.

8. Okres przechowywania danych

8.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wynikający z przepisów prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń.

8.2. W szczególności:

• dane związane z realizacją umów i rozliczeniami – przez okres trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń oraz okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane z monitoringu wizyjnego – co do zasady przez okres do kilku tygodni, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub istnieje podejrzenie, że może stanowić dowód – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia odpowiedniego postępowania,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne z uwagi na obowiązki prawne.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych (uzyskania informacji, jakie dane są przetwarzane i w jakim celu),
• prawo sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem przy wykorzystaniu danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

10.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna ona, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

11.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

11.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora i zobowiązane do zachowania poufności.

12. Pliki cookies i dane eksploatacyjne (jeśli Administrator prowadzi stronę internetową)

12.1. Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, poprawy jakości usług oraz prowadzenia statystyk odwiedzin.

12.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje strony.

13. Zmiany Polityki prywatności

13.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii lub sposobu świadczenia usług.

13.2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna u Administratora, a w przypadku prowadzenia strony internetowej – publikowana na tej stronie.

13.3. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania, chyba że w treści nowej wersji Polityki wskazano inny termin jej obowiązywania.